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Inspiration

Form follows function – New Work und neue Räume für neue Ideen bei Seminaris Hotels

05. Mai 2021

Transformation braucht Mut, Offenheit und starke Partner. Als „Berliner Team“ begleiten wir Unternehmen auf dem Weg des Wandels hin zu einer modernen Kultur und Führung sowie zu agilen Organisationsstrukturen. Dabei spielt es eine nicht unerhebliche Rolle, wo genau die Transformation durchdacht, geplant und kreiert wird. Seit 2009 beschäftigen wir uns mit dem Thema New Work und agile Transformation. Das allererste Meeting dazu fand im damals frisch eröffneten Seminaris CampusHotel Berlin statt. Inzwischen hat Seminaris selbst einen umfassenden Veränderungsprozess angestoßen: Die Tagungshotels bieten nicht nur Räumlichkeiten, die optimal auf das Arbeiten mit agilen Methoden zugeschnitten sind, sondern sie transformieren sich auch selbst. Über diesen Transformationsprozess haben Oliver und Susanne Grätsch von Berliner Team mit Jochen Swoboda gesprochen, dem Director of Operations der Seminaris Hotels.

Um anders zu denken, braucht man andere Räume

 „Als ich vor rund zwei Jahren bei Seminaris angekommen bin, waren wir eine ganz klassische Hotelkette, die Veranstaltungen wie Seminare und Konferenzen ausgerichtet hat“, erzählt Jochen Swoboda. „Dieses klassische Business verändert sich. Neue Tagungs-Formate tauchen auf, und es gibt neue Anforderungen der Veranstalter und Teilnehmer.“ Swoboda fiel auf, dass viele Unternehmen im Transformationsprozess für entsprechende Workshops und Meetings kaum noch in Hotels gehen. Sie entscheiden sich eher für Coworking Spaces oder Hubs. Swoboda findet das sinnvoll: „Mitarbeiter, die anders denken sollen, brauchen dafür Räumlichkeiten, die anders sind“, erklärt er. „Die Meetingräume, die viele Hotels eingerichtet haben, reichen dabei nicht mehr aus,“ meint er. „Wenn dann in der Pause im Restaurant doch wieder der adrette Ober mit der Serviette auf dem Arm steht…den meisten Firmen ist diese klassische Hotelleriewelt einfach zu konservativ.“ Für Swoboda ist klar: „Wir wollten bei Seminaris nicht nur die Tagungsräume – und die Räumlichkeiten insgesamt verändern, sondern auch unsere eigene Organisation und Arbeitsweisen transformieren.“

Glücklich über Fehlentscheidungen

Swobodas Start bei Seminaris war der Beginn einer Entwicklung mit vielen spannenden Erfahrungen – und einigen Stolpersteinen. „Wir wollten unseren Mitarbeiter schnell dazu bringen, eigene Entscheidungen zu treffen, also ihnen die Freiheit geben, auf unvorhergesehene Dinge selbstständig zu reagieren“, erzählt Swoboda. „Dieser Prozess dauert bis heute an – und der ist wirklich schwer umzusetzen.“ Denn die Angst vor falschen Entscheidungen und negativen Konsequenzen sei zunächst groß gewesen. „Eine der wichtigsten Erkenntnisse in diesem Transformationsprozess ist: Vertrauen ist die Basis für alles.“ Dieses Vertrauen entstehe aus Erfahrung: „Ich bin immer glücklich, wenn Mitarbeiter eine Fehlentscheidung treffen. Denn als Management kann man ihnen dann zeigen, dass ihnen nicht gleich der Kopf abgerissen wird – und aus solchen Erfahrungen lernt und wächst echte Transformation. Führungskräfte sollten ihren Teams diese Erfahrungen ermöglichen und damit einen Lernprozess fördern. „Erleben sie das immer wieder, entsteht Vertrauen,“ sagt Swoboda.

Ein neues Mindset? Das kann auch fünf Jahre dauern

„Die wichtigste Erfolgsformel für Transformation ist, die Menschen im Unternehmen wirklich in die Entwicklungen und den Prozess mit einzubeziehen“, sagt Oliver Grätsch vom Berliner Team. „Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum diese Entwicklungen passieren, was sie für sie selbst bedeuten und welche Vorteile sie daraus ziehen können.“ Denn nicht jeder Mitarbeiter, nicht jede Mitarbeiterin ist dazu motiviert. Laut Jochen Swoboda gibt es bei Seminaris auch nach zwei Jahren Transformation noch Mitarbeiter, die zögerlich sind. Andere hingegen gestalten die Transformation aktiv mit und fühlen sich dabei auch sehr wohl. Seine eigene Rolle als Führungskraft sieht Swoboda deshalb auch darin, wirklich jede und jeden im Team individuell zu betreuen und ihre oder seine Bedürfnisse zu verstehen. „Die Einstellung, das Mindset von allen im Team muss sich ändern.“ Susanne Grätsch vom Berliner Team bestätigt: „Es braucht Zeit und Geduld. Man sagt ja: Um eine neue Strategie zu entwickeln, braucht man vielleicht nur 100 Tage. Für die entsprechenden Strukturen ein Jahr. Aber das Mindset und damit die Basis, auf der Menschen dann wirklich anders entscheiden und handeln, braucht teilweise fünf Jahre.“

Echte Win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter

Jochen Swoboda ist überzeugt davon, dass Geduld sich auszahlt: „Transformation ist eine der ganz wenigen Chancen, eine echte Win-win-Situation in einem Unternehmen zu schaffen. Auf der einen Seite können Mitarbeiter so arbeiten, dass sie den höchsten Grad an Zufriedenheit leben und aus dieser Zufriedenheit heraus eine Power an den Tag legen können, die dann auch dem Unternehmen insgesamt optimale Ergebnisse bringt. Solche Chancen kommen eher selten – und man sollte sie nutzen.“ In ihrer Tätigkeit als Unternehmensberaterin macht auch Susanne Grätsch die Erfahrung, dass New Work und agiles Arbeiten Menschen erfüllen kann: „Mit unserer Arbeit versuchen wir, die Energie in den Menschen zu entzünden und ihnen zu vermitteln, dass moderne und agile Arbeitsformen total Spaß machen können. Wenn der Funke überspringt, geht in der Regel wirklich eine Welle der Begeisterung durchs Unternehmen – und dann wird Transformation zum ganz normalen, dauerhaften Prozess. Wir haben es schon oft erlebt, dass viele kleine Feuerchen entzündet werden und Menschen plötzlich selbstständig losarbeiten, tolle Ideen haben und sie dann mit Begeisterung umsetzen. Das gibt Mitarbeitern auch die viel besungene „Purpose“ im Job.

Eine lockere, entspannte Atmosphäre bringt bessere Ergebnisse

Für Berliner Team ist Seminaris seit einem Jahrzehnt ein wichtiger Veranstaltungspartner. Susanne Grätsch berichtet, dass ihr die baulichen und gestalterischen Veränderungen in den Tagungshotels auch als Kundin aufgefallen sind: „Die Atmosphäre in den Seminaris-Häusern hat sich verändert: Es ist lockerer und entspannter, und da wird auch viel gelacht. Man merkt, dass alle im Team miteinander gut auskommen und Spaß haben. Man wird geduzt, das empfinde ich als sehr angenehm. Vorher war es natürlich auch nett und professionell, aber tatsächlich deutlich steifer. Heute habe ich wirklich das Gefühl, dass Seminaris versteht, was für Anforderungen wir als Agentur und Berater an den idealen Veranstaltungsort haben, wenn wir dort mit unseren Kunden agile Transformation angehen wollen.“

Persönlichere, wärmere Stimmung im Team, mit Kunden und mit Gästen

Neben dem Mindset hat sich bei Seminaris Hotels auch die Gestaltung der Häuser gewandelt. Die Räume, in denen bei Seminaris Tagungen und Workshops stattfinden, bieten alles, was New Work braucht: Neben einem inspirierenden Design, moderner technischer Ausstattung und Tools wie beschreibbaren Wänden sind das vor allem flexible Möbel. Oliver Grätsch hält das für ein ganz wichtiges Detail: „Wenn Unternehmen einen Kicker aufstellen, verändert sich ihre innere Kultur deshalb noch lange nicht. Beides muss zusammenpassen.“ Dass etwas passieren muss, sei klar – die junge Generation an Mitarbeitern erwartet es ganz selbstverständlich: „Die Millennials, die jetzt in den Unternehmen Einzug halten, sind es einfach gewöhnt, in flexiblen, agilen und kreativen Kontexten zu arbeiten.“ Sie können damit auch die älteren Mitarbeiter im Unternehmen inspirieren: „Die sehen, dass agile Transformation eine persönlichere, wärmere Stimmung schafft – und dass damit mehr Menschen am gleichen Strang ziehen.“

Das gesamte Set-up der Zusammenarbeit muss sich ändern

Alle im Unternehmen müssen sich verändern. Das gilt vor allem auch für die Führungskräfte. „Welche Punkte werden da bei euch angefragt?“, richtet sich Jochen Swoboda an Oliver und Susanne Grätsch: „Ist den Unternehmen bewusst, was ihre Führungskräfte lernen müssen?“ Susanne Grätsch erzählt, sie sei misstrauisch, wenn jemand nach einem Training für Führungskräfte fragt: „Denn es reicht meistens nicht aus, dass eine Führungskraft etwas Neues lernt. In der Regel muss sich das gesamte Setup ändern.“ Dies könne durchaus bedeuten, dass es in Zukunft gar keine Führungskräfte im klassischen Sinne mehr gibt. „Das ist auch die größte Angst, die viele Bereichsleiter oder auch Teamleiter zumindest unterbewusst haben: dass sie plötzlich ihre persönliche Macht und Bedeutung verlieren.“ Grätsch glaubt, dass man nur ein Gesamtsystem transformieren kann: „Führung und Team bleiben also zusammen, was ja schon mal gar nicht selbstverständlich ist. Und beide entwickeln gemeinsam eine neue Form der Zusammenarbeit.“

Teams anders aufstellen – neue Organisationsformen

Ein guter Ansatz sei auch zu prüfen, ob Teams anders aufgestellt werden müssen – diverser oder über mehrere Abteilungen hinweg. „Veränderungen fallen dann leichter, weil neue Strukturen sie einfordern“, sagt Susanne Grätsch. Oliver Grätsch ist überzeugt, dass der Blick auf das gesamte System neue Möglichkeiten aufzeigt: „Wir regen unsere Mandanten auch dazu an, mal die eigenen Kunden zu fragen, welche Führungs- und Entscheidungskultur sie bei einem Dienstleister erwarten, um gerne weiter Kunde zu bleiben. Das ist mal eine ganz andere Perspektive im Sinne von Co-Creation. Vor zehn Jahren war das noch nicht denkbar, für die Arbeit an einem Führungsleitbild auch die Kunden mit einzubeziehen. Damals dachte man, das könne man nicht tun.“ Aber für Oliver Grätsch steht fest: „Doch, das kann man! Und heute ist dieses Vorgehen fast schon state of the art.“

Persönlich geprüftes Berater-Netzwerk und Agile Coaches

Jochen Swoboda teilt seine Erfahrungen mit dem Thema Transformation auch gerne mit anderen Unternehmen. „In einem Call können wir die individuellen Herausforderungen besprechen. Ich kann dann zum Beispiel Methoden und Formate empfehlen sowie passende Trainer, Moderatoren oder Keynote-Speaker aus dem Seminaris-Pool von Agile Coaches“, erklärt er. Dabei ist ihm wichtig, dass er mit allen Kontakten in diesem Netzwerk bereits persönlich zusammengearbeitet hat. Denn: „Mit New Work kommen ja viele um die Ecke – aber nicht alle können es auch wirklich.“ Wer dann in den kommenden Monaten bei Seminaris eine Veranstaltung plant, kann nicht nur auf das Berater-Netzwerk, New Work Know-how, moderne Tagungsräume und ein umfassendes Hygiene-Konzept vertrauen, sondern bekommt auch die nötige Flexibilität: „Wir können für jedes Datum von Anfang an einen Ausweichtermin vergeben: Das schafft die Flexibilität, die wir alle in diesen Zeiten brauchen.“

Produktivität mit echten Ergebnissen statt spielerischer Zeitvertreib

Mit der eigenen, über mehrere Jahre gelernten und gelebten Beweglichkeit und der agilen Transformation von Seminaris selbst kommt das Unternehmen gut durch die Corona-Krise. „Wir haben gerade in den vergangenen zwölf Monaten gezeigt, dass wir auch in diesen Krisenzeiten sehr stabil laufen.“, sagt Swoboda. „Die Pandemie ist für die Hotellerie und für Seminarveranstalter im MICE-Bereich eine riesige Katastrophe. Aber in Anbetracht der Art und Größe dieser Krise kommt Seminaris sehr gut durch.“

Das zeige auch, dass Handwerkszeug wie Lego©-Steine, die bei Seminaris unter anderem für New-Work-Formate genutzt werden, keine Spielerei sind – und dass sie hier sinnhaft eingesetzt werden. „Wenn man in unsere Räume schaut, könnte man auf den ersten Blick denken, wir machen dort den ganzen Tag Halligalli. Aber wer dort mal einen New-Work-Workshop miterlebt hat und sieht, wie viel Outcome da entstehen kann, denkt anders.“

Transformationsprozess auch virtuell möglich

Geht das alles auch virtuell? Susanne und Oliver Grätsch ziehen hier die Grenze bei allem, was emotional besetzt ist – und „bei Transformation sind viele Emotionen dabei.“ Meetings, in denen vor allem Dinge abgestimmt werden, funktionieren ihrer Erfahrung nach sehr gut als reine Videokonferenzen. „Aber gerade wenn ein Team, das wir begleiten, sich neu begegnet oder sich in sehr herausfordernden Situationen befindet, gibt es per Screen wahrscheinlich keinen ausreichenden Kontakt und Austausch“, sagt Oliver Grätsch. „Erfolgreiche Transformation basiert auf Vertrauen und persönlichem Austausch. Hier ist gerade zu Beginn eines Prozesses das Treffen im realen Leben entscheidend wichtig. „Nicht alles ist virtuell möglich – aber erstaunlich viel ist möglich. Sobald die wichtigsten Schritte beschlossen, die nächsten Etappen-Ziele klar sind und ein Team bereits auf dem Weg ist, kann man sehr viel mit virtuellen Meetings erreichen. Das harmoniert gut mit New Work und agilen Transformations- und Arbeitsprozessen, ist Bestandteil davon. Grätsch zieht ein Fazit: „Wichtig ist vor allem eine Erkenntnis: New Work ist unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Es bringt nichts, sich gegen diese Welle zu stemmen. Man muss sie nehmen und mit ihr zum Erfolg reiten.“

„Wir versuchen mit unserer Arbeit, die Energie in den Menschen zu entzünden.“
Susanne Grätsch, berliner team GbR

„Mitarbeiter müssen verstehen, warum diese Entwicklungen passieren, was sie für sie selbst bedeuten und welche Vorteile sie daraus ziehen können.“

Oliver Grätsch, berliner team GbR

„Mitarbeiter, die anders denken sollen, brauchen dafür Räumlichkeiten, die anders sind.“

„Wir wollten nicht nur Räume verändern, sondern auch uns selbst transformieren.“

Jochen Swoboda, Seminaris Hotels

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